É normal uma pessoa se confundir na hora da faturação, por isso criámos este artigo a explicar a diferença entre fatura e fatura recibo, para saber as situações em que as deve passar.
Pode ainda verificar a definição explícita de uma fatura, fatura-recibo e de um recibo. Isto porque é importante que saiba o que está a emitir quando deve utilizar cada uma delas.
Assim sendo, leia o artigo com atenção para que faça tudo dentro da legalidade e conheça tudo os requisitos que devem constar nestes documentos.
Para Ler: se tem um negócio, ou pretende criar um, leia o nosso artigo sobre os melhores programas de faturação em Portugal.
Qual a diferença entre fatura e fatura-recibo?
Apesar de explicarmos em seguinte o significado de cada uma, vamos resumir qual a diferença então entre uma fatura e uma fatura-recibo.
Uma fatura é um documento emitido quando adquirimos um produto ou serviço sujeitos IVA, apesar não ser pedido pelo comprador. No entanto, só o documento da fatura não comprova o pagamento da mesma.
Assim sendo, uma fatura-recibo é um documento que recebemos quando adquirimos um produto ou serviço mas que comprava que houve um pronto pagamento. Seja ele em numerário ou por um terminal de pagamento automático.
Quando devo passar uma fatura e uma fatura-recibo?
Vamos então explicar quando deve passar apenas uma fatura ou uma fatura-recibo.
Fatura
Assim sendo, deve passar apenas uma fatura quando não é efetuado o pronto pagamento por parte do consumidor.
Esta situação é comum em lojas online aquando o pagamento é feito, por exemplo, por transferência bancária. Ou seja, passou a fatura da venda de um produto mas demonstra que ainda não recebeu o pagamento pelo mesmo.
Normalmente é enviado um e-mail ao consumidor da fatura e com os respetivos dados de pagamento.
Assim sendo, após receber de facto o pagamento da respetiva fatura, deve emitir um recibo. O recibo comprova que o consumidor pagou a totalidade dos produtos ou serviços adquiridos.
Fatura-recibo
No entanto, em relação a uma fatura-recibo, esta deverá emiti-la quando o consumidor adquiri um produto ou serviço e o paga no momento, através de numerário ou terminal de pagamento automático.
Esta situação é comum em supermercados, restaurantes ou cabeleireiros.
O que é uma fatura?
Uma fatura representa a troca entre duas partes e serve de comprovativo dos direitos do comprador e das obrigações do vendedor.
Este documento tem que ser emitido pelo vendedor onde constam as condições gerais da transação e o valor total a pagar por parte do comprador.
Contudo, apenas a emissão da fatura não comprova que o consumidor realizou o pagamento da mesma.
O que deve constar numa fatura?
A fatura deve conter um conjunto de dados que cumpram os requisitos legais, sendo eles:
- Data de emissão;
- Número de fatura (que deve ser sempre sequencial);
- Nome ou denominação do vendedor;
- NIF do vendedor;
- Nome ou denominação social do comprador;
- NIF do comprador;
- Designação e quantidade de bens/serviços;
- Valor da prestação de serviços/venda de bens;
- Taxas aplicáveis;
- Montante de IVA liquidado (ou motivo que justifique a não aplicação do imposto, se aplicável);
- Data a partir da qual o comprador pode usufruir dos bens/serviços, caso a essa data não coincida com a data de emissão.
Assim sendo, existem três elementos distintos envolvidos: o vendedor, o comprador e o órgão que controla o sistema tributária.
Para uma gestão empresarial correta é essencial que haja um controlo detalhada sobre as faturas emitidas aos seus clientes. Isto para que se possa calcular o lucro obtido a partir das suas vendas, sejam elas produtos ou serviços.
Contudo, uma fatura serve ainda para o comprador justificar que adquiriu um certo produto ou serviço.
Assim sendo, para que uma fatura tenha utilidade prática efetiva, deve haver uma original para o comprador, uma duplicada para o vendedor e uma triplicada para efeitos de consulta, se necessário.
O que é uma fatura-recibo?
Tal como referido anteriormente, uma fatura-recebido é o documento emitido aquando da aquisição de um produto ou serviço é feito um pronto pagamento, seja por numerário ou terminal de pagamento automático.
Este tipo de documento surgiu também para evitar a emissão de dois documentos separados: a fatura, e após o pagamento, o recibo.
Contudo, é importante relembrar que não deve passar uma fatura-recibo se ainda não recebeu o pagamento. Isto porque se o fizer, o consumidor pode afirmar que fez o pagamento e que esse documento o comprova.
Todavia, segundo as regras da AT há prestações de serviços que não coincidem com o pagamento e deve ser emitida a fatura e posteriormente o recibo.
O que é um recibo?
O recibo é o documento que declarada que o comprador recebeu do vendedor o produto ou serviço especificado e que efetuou o pagamento.
Neste caso, só deverá emitir o recibo no momento em que efetivamente recebe o dinheiro dos clientes.
Este documento possui ainda uma validade fiscal e deve ser validado em dois sentidos:
- Original:
Para o cliente. - Duplicado:
Para o vendedor, de modo a gerir a faturação.
Essencialmente, um recibo comprova que o cliente pagou a totalidade dos produtos ou serviços adquiridos.
O que deve constar num recibo?
Tal como a fatura, o recibo também necessita de conter um conjunto de dados que cumpram os requisitos legais:
- Data da transação;
- Dados do vendedor: nome, morada e identificação fiscal;
- Dados do comprador: nome, morada e identificação fiscal (facultativo);
- Descrição dos produtos e/ou serviços faturados: quantidades, preço sem imposto, taxas de IVA e valor total.
Informações importantes
Para além do mencionado anteriormente, existem ainda algumas informações que necessita saber para passar uma fatura dentro da legalidade.
É obrigatório a emissão de uma fatura para todas as transmissões de bens e prestações de serviços. Independentemente do comprador solicitar ou não ou do setor de atividade em questão.
Contudo, esta pode ser feita manualmente em impressos de tipografias autorizados ou num documento processado por um sistema de faturação no computador.
Todavia, devem cumprir os critérios para emissão de faturas em programas certificados.
Atualmente, quando a transmissão de bens ou prestação de um serviço a particulares tem um valor inferior a 1000 euros, não é obrigatório colocar o nome, NIF e morada do comprador na fatura, a menos que seja solicitado.
Em suma, a diferença entre uma fatura e fatura-recibo é grande e são emitidas em situações diferentes. Posto isto, deve emitir uma fatura quando ainda não recebeu o pagamento e emitir uma fatura-recibo quando há o pronto pagamento. Assim sendo, tanto o cliente como o comprador estão protegidos.
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